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"Los departamentos de RRHH deben cambiar el foco en sus sistemas de información desde el QUIÉNES son mis empleados a CÓMO son mis empleados. Este es el reto y lo que está cambiando la gestión de recursos humanos para siempre."
La gestión de la información sobre los empleados es un reto al que todas las compañías deberán enfrentarse en los próximos años, no solamente en términos de cumplimiento de una batería de disposiciones legales, sino también, en la propia gestión de las fuentes, la integración de estas y su optimización, para que de una manera cada vez más importante estos datos se conviertan en piezas fundamentales para el conocimiento y toma de decisiones.
El escenario de datos más habitual que nos encontramos actualmente es el de unos datos de una calidad bastante correcta procedentes de los sistemas de gestión de nóminas, que nos aportan toda una información descriptiva sobre QUIÉN ES el empleado, el problema empieza cuando queremos sabe CÓMO ES. El reto es gestionar nuestros recursos humanos en base a CÓMO ES nuestro empleado y no sólo en base a QUIÉN ES, eso es lo que supone la verdadera transformación de la gestión de recursos humanos y lo que sitúa a People Analytics como un elemento clave en esta transformación.
"El reto es gestionar nuestros recursos humanos en base a CÓMO ES nuestro empleado y no sólo en base a QUIÉN ES, eso es lo que sitúa a People Analytics como un elemento clave."
El camino no es fácil y debemos enfrentarnos al menos a dos importantes retos.
El primer reto está relacionado con la incorporación de esta información procedente de los sistemas operacionales. Nos vamos a enfrentar a entornos de trabajo multisistema donde la información de nuestros empleados, si existe, se encuentra divida en múltiples entornos que responden a diferentes áreas y procesos de gestión (selección, talento, formación, evaluaciones, nóminas, etc.).
Cada entorno de gestión, aunque en algunos casos se encuentren en la misma suite de gestión de recursos humanos, organiza la información para su propio proceso, desarrolla informes que responden a sus necesidades y esto crea el primer gran problema: Nuestros técnicos no pueden tener una visión global de los datos del empleado, no pueden obtener ágilmente una información completa que cruce la información desde los distintos entornos de gestión. Los empleados se definen como piezas aisladas de información sin visión de conjunto. Surge la pregunta evidente: ¿Podremos gestionar correctamente a nuestros empleados sin tener una visión global y multidimensional de ellos? Nuestra respuesta es no. Nos enfrentamos por lo tanto a un primer reto que llamaremos: EL RETO DE LA DISPERSIÓN.
El segundo aspecto a valorar en la gestión de la información sobre las personas lo podemos resumir en la siguiente frase: “No hay dos empleados iguales”, esto lo sabemos todos, es algo obvio, pero para cualquier sistema de gestión orientado fundamentalmente a procesos eso es una locura, ¿por qué?, pues porque necesita normalizar el dato, necesita convertir la diversidad de nuestras personas en listas desplegables para sus informes, necesita que el dato se introduzca estructurado, para luego poder encontrarlo con los sistemas de búsqueda tradicionales. Pongamos un ejemplo. No podemos normalizar la gran cantidad de titulaciones Máster que existen actualmente, cada día sale una titulación nueva, nuestros empleados terminan por tanto clasificados de manera general como “Empleados con Máster” mientras que el elemento diferencial, el que nos aporta realmente valor, que es el de la titulación, se almacena (si llega a hacerse) en un campo de texto que quedará, en la mayoría de los casos, sin posibilidad de ser evaluado, y si se hiciese, sería un proceso manual del que mejor no calcular el coste que supondría.
En recursos humanos gestionamos diversidad y si no podemos interiorizar este concepto en nuestros sistemas de información, no podremos nunca optimizar el valor de esa diversidad. Tratamos de normalizar, de poner etiquetas, y esa forma de gestionar la diversidad de nuestra información no sólo es ineficiente, sino que en muchos casos es carísima.
Así pues, este es el siguiente de nuestros retos al que llamaremos: EL RETO DE LA DIVERSIDAD
"En recursos humanos gestionamos diversidad y si no podemos interiorizar este concepto en nuestros sistemas de información, no podremos nunca optimizar el valor de esa diversidad."
¿Cómo abordar estos dos retos en nuestra gestión de la información de recursos humanos? ¿Cómo abordar el aumento de sistemas fuente y de sus cambios en las estructuras de sus datos? ¿Cómo integrar la diversidad de la información sin bloquear a nuestros equipos grabando información de forma ineficiente y cara?
Desde nuestro punto de vista, necesitamos primeramente una plataforma orientada al almacenamiento de la información que nos permita integrar los diferentes sistemas fuentes de una manera natural rápida y eficiente. No hablamos de un “data warehouse” (DW) que nos obligaría a estructurar nuestra información, tampoco de un “data lake” (DL) que no aportaría nada a un técnico de departamento que se perdería en un lago de información no estructurada, no, hablamos un sistema único de información, sin esquema, con la flexibilidad de incorporar nuevos campos y fuentes ágilmente, que permitan integrar de una manera natural la información no estructurada y estructurada, de los DW, de los DL o de los gestores documentales y que permitan al usuario explotar la información de una manera natural.
Este tipo de aplicaciones abordan tanto el reto de la dispersión, al permitir agrupar diferentes y nuevas fuentes de una manera muy ágil y poner a disposición del usuario toda la información del empleado de una manera integrada, pero además abordan el reto de la diversidad, entendiendo que no todo el mundo tendrá la misma información, y permitiéndonos unir la información estructurada a la información no estructurada de nuestros empleados, integrando así la diversidad en nuestros sistemas de reporting y búsqueda.
Nuestras experiencias en este tipo de proyectos han sido siempre un éxito y una mejora en la gestión de la información de recursos humanos. Para nosotros representa en compañías poco maduras en People Analytics un primer paso, fácil y barato, de empezar a gestionar la información de una manera más eficiente.
En el proceso de cambio del foco que supone dejar de mirar QUIENES son nuestros empelados y empezar a mirar CÓMO son nuestros empleados, proyectos como los que llevamos a cabo desde ANALYTICAE, facilitan y aceleran este proceso, transformando realmente nuestra gestión de recursos humanos.
Si quieres saber más, no dudes en contactar con nosotros y te contaremos cómo llegar a optimizar realmente la información sobre tus empleados y cómo llegar a conocerlos mejor.
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